Base de Conocimiento
Gestionar Contactos y Campañas de Email Marketing
Escrito por Ivan Fernando Duque en 27 November 2013 11:58 AM

La utilización de la herramienta de Email Marketing se divide en 3 pasos fundamentales: Crear/Administrar tus Contactos, Crear/Gestionar tu Campaña y Realizar el Seguimiento a la Campaña. Este artículo le guiará a través de las diferentes opciones de la herramienta en cada paso:

Para utilizar la herramienta debe acceder a través de nuestro sistema de clientes en www.colombiahosting.com.co/sistema/ y hacer clic en la opción "Email Marketing" ubicada en la parte izquierda, o ingresar directamente a http://em.colombiahosting.com.co/ con los datos de su cuenta de Email Marketing.

Una vez dentro podrá realizar lo siguiente:

* Paso 1: Revisar la Lista de Contactos

1. Al ingresar a la herramienta de Email Marketing debe hacer clic en el botón "Dar un vistazo" del paso 1 para ir a la lista por defecto y comenzar a administrarla.

2. Hacemos clic en el botón "Añadir Contactos"

3. Luego de leer la información en pantalla, marcamos "Todos los suscriptores que estoy añadiendo me han dado permiso para mandarles emails." y hacemos clic en el botón "Siguiente"

4. Tendremos varias opciones para importar nuestra lista de contactos (vCard, archivo .XLS, archivo .CSV, Hoja de Calculo de Google Docs) o una opción para agregar uno a uno los contactos si es necesario.

Para agregar contactos individualmente, hacemos clic en la opción "Añadir un solo contacto", digitamos la dirección de correo electrónico y hacemos clic en añadir.

Por otro lado, si lo que desea es cargar una lista de contactos, y la tiene en una hoja de calculo o archivo de Excel, recomendamos que primero lo exporte como archivo .CSV (clic en "Archivo" > "Guardar como..." y luego seleccione en el tipo de formato: ".CSV" o "archivo de texto separado por comas"), luego haga clic en la opción "De un archivo .CSV", luego en "Examinar" para buscar en su equipo el archivo .CSV exportado previamente para cargarlo, y luego clic en "Añadir".

Es importante que antes de exportar el archivo .CSV lo depure correctamente, dejando 1 sola columna con las direcciones de correo electrónico, o 2 columnas, una para el nombre y otra para la dirección de correo electrónico. Esto facilitará la carga del archivo .CSV a través de la herramienta y evitará errores de importación asociados al formato.

Al cargar el archivo, la herramienta le solicitará que identifique las columnas que contiene, si antes de exportarlo depuró su archivo como recomendamos y simplemente dejó una columna con el nombre y otra con la dirección de correo electrónico, solo debe hacer clic en "Usar" para la Columna 1 y en el menú desplegable seleccionar "Nombre el campo". Aparecerá un cuadro de texto donde puede ingresar el nombre de la columna, en este caso puede ser "Nombre", o "Cliente". Luego para la Columna 2 también hacemos clic en "Usar" y en el menú desplegable seleccionamos "Email" ya que esta debe contener los correos electrónicos. Por último hacemos clic en "Añadir" y esperamos que finalice el proceso de importación. Recuerde que la asignación e identificación de columnas depende de como haya exportado su archivo .CSV, es decir, cuantas columnas incluye y que contenido tiene cada una de ellas.

5. Si desea verificar que los contactos se hayan importado correctamente, puede hacer clic en "Listas de Contacto" y luego sobre la lista por defecto creada. Puede modificar también el nombre de dicha lista haciendo clic en la opción "Cambiar nombre". También haciendo clic sobre el nombre de la lista podemos encontrar las opciones para administrarla, y gestionar también los contactos en caso de requerir añadir màs, eliminar algunos, o realizar modificaciones sobre ellos.

6. Una vez importe los contactos exitosamente, hacemos clic en la pestaña "Bienvenido" para continuar con el paso 2.

 * Paso 2: Enviar una campaña

1. Al volver a la pantalla de Bienvenida de la herramienta de Email Marketing debe hacer clic en el botón "Crear" del paso 2 para comenzar a crear y programar su primera campaña.

2. Hacemos clic el botón "Crear una campaña" que corresponde a la "Campaña Regular" (primera opción). Este tipo de campaña le permitirá enviar un email en particular a todos los contactos de la lista creada anteriormente.

3. Luego en la sección "Nombrar campaña" debemos ingresar el nombre de la campaña que deseamos crear, en el cuadro de texto en blanco que aparecerá. Este nombre solo será visible desde la herramienta para que pueda identificar su campaña.

4. En la sección "Destinatarios" marcamos la lista o listas a las cuales enviaremos la campaña, en este caso nuestra lista por defecto previamente creada, y luego hacemos clic en "Siguiente"

5. En la "Información de la campaña" debemos ingresar el asunto del mensaje que recibirán los contactos de su lista, el nombre del remitente que desea que aparezca cuando reciban el mensaje, el correo electrónico que desea que aparezca como remitente y el correo donde debe ser enviada cualquier respuesta sobre la campaña.

6. En "Opciones Avanzadas" está la posibilidad de extender o reducir el seguimiento que se le hará a la campaña y de agregar una sección de redes sociales en la misma. Estas pueden omitirse si desea, o configurarlas a gusto. Luego hacemos clic en "Siguiente".

7. Posteriormente seleccionamos la plantilla que deseamos utilizar para nuestro mensaje o campaña. Puede elegir una de las plantillas prediseñadas, o seleccionar la plantilla en blanco o básica para comenzar a crear el diseño de la campaña. También en la pestaña "Importar" puede cargar el código HTML de una plantilla personalizada o previamente diseñada. Una vez decida cual utilizar, haga clic en el botón "Elegir" que aparece sobre ella.

8. Una vez seleccione la plantilla podrá hacer uso del editor visual, donde podra seleccionar y desplazar o modificar cada sección de la plantilla de forma individual, o realizar una edición avanzada con los editores HTML y WYSIWYG. Es importante luego de cada cambio realizado en las secciones de la plantilla, o el contenido de la misma, hacer clic en "Guardar" para no perderlo.

9. Al finalizar el diseño de la campaña, hacemos clic en el botón "Revisar y programar" en la parte superior derecha para que podamos ver como llegaría el mensaje a cualquiera de nuestros destinatarios.

10. Cuando estemos seguros, hacemos clic en el botón "Programar y enviar" en la parte superior derecha. Encontrarémos una opción para enviar un mensaje de prueba hacia una cuenta para efectos de verificación, y un resumen de la campaña hasta este punto. Luego podemos decidir si enviar la campaña inmediatamente o programarla para una fecha y hora específica. Una vez seleccionada la forma en que la enviaremos, hacemos clic en el botón "Enviar" o "Programar" según sea el caso.

11. Una vez terminada la campaña, hacemos clic en la pestaña "Bienvenido" para continuar con el paso 3.

* Paso 3: Leer el informe de la campaña

1. Al volver a la pantalla de Bienvenida de la herramienta de Email Marketing, podemos esconder la pestaña de bienvenida si ya no la deseamos, haciendo clic en la "X" ubicada en la parte superior derecha.

2. Si hacemos clic en la pestaña "Panel de Control" veremos la actividad reciente de nuestra cuenta de Email Marketing, y algunos indicadores. En el menú desplegable podemos cambiar el tiempo para el cual deseamos que se muestren estas estadísticas.

3. Si hacemos clic en la pestaña "Campañas" veremos un resumen de nuestras campañas, y varias opciones que nos permiten administrarlas. Para visualizar las estadísticas puntuales de una campaña, hacemos clic sobre el nombre de la campaña a la cual deseamos hacerle seguimiento.

Una vez dentro verá las estadísticas de la campaña (Abiertas, Rebotadas, Canceladas, etc.) que puede evaluar para medir el éxito de la misma. Los rebotes por ejemplo, se dividen en rebotes suaves y rebotes duros, los cuales aparecen especificados (en caso de haber alguno) en un icono miniatura de un "ojo" ubicado a la derecha de la estadística "Rebotes", donde se indicará el % de cada uno de ellos de acuerdo a como los haya catalogado el sistema. Justo debajo en la pestaña "Estadísticas detalladas" podrá hacer clic en "Rebotes" donde verá todos los rebotes en general, y en el filtro verá la cantidad de rebotes para cada categoría, permitiéndole explorar cada uno de ellos visualizando las cuentas asociadas al rebote.

Nota: Para evitar algunos inconvenientes en la entrega de los mensajes enviados desde la plataforma de Email Marketing, le recomendamos tener en cuenta la información indicada en el siguiente artículo:

https://soporte.colombiahosting.com.co/Knowledgebase/Article/View/83/3/los-mensajes-del-email-marketing-llegan-a-la-bandeja-de-correo-no-deseado

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